BAD AACHEN 09-2019

42 | B AD A ACHEN 09/19 ERSTE ÜBERLEGUNGEN: • Wer ist die Zielgruppe? Wie setzt sich die (Feier-) Gesellschaft zusammen? Daran sollte sich auch der gewählte Rahmen, möglicherweise auch das Motto der Veranstaltung orientieren. • Ungefähre Teilnehmer-/Gästezahl ermitteln. Das Fassungsvermögen der Location sollte unbedingt darauf abgestimmt sein. • Gesamtbudget festlegen und aufteilen. Überlegen, für welche Bereiche mehr und für welche weniger ausgegeben werden soll. • Auf die Suche nach Locations gehen, eventuell besichtigen und Angebote einholen. • Das Gleiche gilt für Restaurant oder Caterer, sofern die Lokalität keinen eigenen Catering-Partner hat und Gesamt-Arrangements anbietet. FEIERN & TAGEN Garantiert gute Happenings Die B AD A ACHEN -Checkliste erspart Stress und hilft bei der Planung von Party, Geburtstag, Fachkonferenz und Co. Insgesamt 35 Locations und rund 200 Räume, die je nach Bestuhlung zwischen zehn und 2000 Gästen Platz bieten, hat aachen convention in seinem umfangreichen Portfolio. Ambiente, Lage und Ausstattung lassen sich zu individuellen Ansprüchen passend auswählen, denn die Spannweite erstreckt sich vom historischen Gebäude über ausgefallene Locations bis hin zu Tagungshotels. Netzwerk und Erfahrung gewährleisten, dass aachen convention als Initiative der Stadt Aachen und des aachen tourist service Business-Veranstaltungen vom Konzept bis zur Organisation professionell betreut. Raum-, Hotel- und Transportvermittlung gehören ebenso dazu wie die Realisierung eines vielfältigen Rahmenprogramms und ein Rundum-Eventmanagement – als Repräsentant und neutraler Vermittler begleitet aachen convention Unternehmen erfolgreich zum Event. Markt 45–47 · Tel. 02 41/1 80 29-18 · www.aachen-convention.de Foto: Martin Braun/aachen convention NETZWERK UND ERFAHRUNG AACHEN CONVENTION PLANUNGSBEGINN: • Einen genauen Termin festlegen, aber idealerweise auch einen Plan B und Alternativtermin bereithalten. • Das zuvor bestimmte Budget mit den bereits eingegangenen Kostenvoranschlägen abgleichen und eventuell neue Angebote ein- holen. Anschließend auf eine Location festlegen und diese reservieren. • Eine Gästeliste erstellen, Einladungen entweder selber kreieren oder anfertigen lassen und anschließend verschicken. • Thema und Rahmenprogramm überlegen (Unterhaltung, Aktivi- täten, Musik, Verpflegung). Eventuell Dienstleister anfragen und rechtzeitig besprechen, welches Equipment benötigt wird. • Helfer aus dem Freundes-/Kollegenkreis anfragen und ihnen Verant- wortlichkeiten in der Planung sowie Durchführung zuweisen. • Zeitplan für weitere Organisationsschritte festlegen. DETAILLIERTE ORGANISATION: • Zu- und Absagen der Gäste überprüfen und tatsächliche Teilneh- merzahl erfassen. Diese gilt als Basis für alle weiteren Planungen. • Benötigte Dekorationsmaterialien zusammentragen (falls nicht ohnehin von der Location bereitgestellt). • Klären, ob das benötigte Equipment vor Ort zur Verfügung steht und ansonsten reservieren, um es budgetgerecht zu mieten. • Reservierungen und Buchungen für Dienstleister bestätigen. • Gegebenenfalls die An- und Abreise der Gäste organisieren und deren Unterkünfte rechtzeitig reservieren. • Falls nötig, ein geeignetes Sicherheitskonzept erstellen. • Bestuhlung und Tischordnung festlegen. • Finalen Ablaufplan mit zeitlichen Puffern erstellen und diesen mit dem Service-Koordinator besprechen. Einen Haken dran machen: Wer früh genug plant, vermeidet Hektik und Pannen. Foto: shutterstock.com/Sashkin