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enn am Freitag, 6. Mai, Aachens Oberbürgermeister
Marcel Philipp dem Papst den Karlspreis überreicht, die
Feierlichkeiten vorüber sind, alles reibungslos gelaufen
ist, dann atmet Claudia Wellen auf. Seit 2010 ist sie Protokollchefin
der Stadt Aachen und mit viel Fingerspitzengefühl dafür verantwort-
lich, dass alle Gäste der Stadt sich wohlfühlen, alle Veranstaltungen
reibungslos ablaufen. „Manche Menschen meinen, wir hätten hier
nur den Karlspreis zu organisieren und danach nichts mehr zu tun“,
lacht sie, „das stimmt natürlich nicht. Aachen hat viele feste Events.
Das beginnt im Januar mit dem Karlsfest. Die Stadt verleiht mit der
Landesanstalt für Medien NRW gemeinsam die Karlsmedaille, und es
gibt verschiedene Feste, darunter den
Aufgalopp
des CHIO auf dem
Markt.“ Außerdem sind zehn Städtepartnerschaften zu betreuen
und zahlreiche Besucher zu empfangen. Für den Umgang mit Hono-
ratioren und dem Adel gilt: „Ich informiere mich bei jedem hohen
Gast über dessen eigenes Protokoll.“ Für die umfangreiche Arbeit
hat sie zwei Mitarbeiterinnen. Claudia Wellen kann als echtes Öcher
Mädchen aber auch auf gute Kontakte zurückgreifen.
Verwaltung hat sie von der Pike auf gelernt. Schon seit 1982 ist
sie bei der Stadt tätig, hat hier die Ausbildung gemacht, im Haupt-
und Personalamt, beim Gebäudemanagement und im Bürgerbüro
Erfahrungen gesammelt. Die Karlspreisverleihung in Rom sprengt
jedoch auch für sie den üblichen Rahmen. „Ich arbeite eng mit dem
Protokoll des Vatikans zusammen. Wir nehmen von hier aus sogar
die Sitzordnung für die Aachener Gäste vor. Ich war bereits in Rom
und pflege mit dem Büro von Erzbischof Georg Gänswein, dem Prä-
fekten des Päpstlichen Hauses, einen guten Kontakt.“
Im Fokus stehen alle Fragen rund um die Verleihung. Zum Bei-
spiel gilt für die Gäste ein Dresscode. Immerhin ist der Papst der
Preisträger. Und schließlich sorgt Claudia Wellen in Rom für einen
reibungslosen Ablauf des Programms der hiesigen Delegation. Wie
immer freundlich, verbindlich, lächelnd – nie ungeduldig oder gar
hektisch: Die perfekte Protokollchefin eben!
sm
Protokollchefin der Stadt: Ist ein Knigge-Kurs für Sie Pflicht?
Nein, es gibt auch kein Handbuch für diese Position. Es gibt lediglich
ein Verzeichnis, in dem steht, wie man Ehrengäste korrekt anspricht.
Aachen vs. Rom: Wo organisieren Sie den Karlspreis lieber?
Einfacher ist es für das Protokoll sicher in Aachen. Hier ist mir alles
bekannt. Doch es ist spannend, den Karlspreis in Rom organisieren
zu dürfen, und eine große Ehre für mich. Den Herausforderungen
stellen wir uns gerne. Wir haben in der Sala Regia ja nur 500 Plätze –
viel weniger als im Krönungssaal. Ein Teil davon wird zudem vom
Heiligen Stuhl und vom Vatikan vergeben.
Worauf freuen Sie sich rund um die Preisverleihung am meisten?
Es ist eine Ehre für Aachen, dass der Papst den Karlspreis als ersten
persönlichen Preis überhaupt annimmt. Das ist ein ganz großes
Zeichen. Ich persönlich freue mich sehr, dabei sein zu dürfen. Das ist
in meinem Leben sicherlich eines der größten Erlebnisse. Sonntag
danach gönne ich mir einen privaten Tag in Rom.
Und was bereitet Ihnen noch Sorgen?
Wir können nicht alle Eventualitäten einplanen, zumal wir räumliche
Distanz zu Rom und hohe Sicherheitsauflagen haben.
Ihr persönlicher Wunsch für die Reise nach Rom?
Ich hoffe, dass der Papst zufrieden mit der Zeremonie ist. Die Teil-
nehmer sollen das Gefühl haben, etwas Besonderes zu erleben. Es
wäre schön, wenn der Funke bis ins Aachener Rathaus überspringt –
auf die Menschen, die leider nicht in Rom sein können und hier die
Verleihung live erleben. Ich wünsche mir, dass der Preis ein Signal
des Friedens aussendet. Dafür ist der Papst der richtige Preisträger!
Werden Sie dem Papst wohl selbst die Hand schütteln?
Das glaube ich nicht, denn ein gutes Protokoll arbeitet unsichtbar.
VORGESTELLT
Foto: Harald Krömer
FRAGE
BOGEN
Geburtsdatum: 3. 10. 1964
Geburtsort: Aachen
Beruf: Verwaltungsbeamtin
im höheren Dienst
Hobbys: Menschen & Lesen
Claudia Wellen
Perfektes Protokoll
Sechs Karlspreise hat sie bereits organisiert – Rom ist eine neue Herausforderung